Jak przyzwyczaić się do pracy zdalnej i zachować dobre samopoczucie

• przygotowania stanowiska pracy
• wyboru odpowiedniego sprzętu (monitor, stacja dokująca)
• narzędzi do komunikacji zdalnej
• narzędzi do zarządzania projektami
• narzędzi do monitorowania czasu
• narzędzi do wideokonferencji
• dodatkowych porad dotyczących pracy zdalnej
• pomysłów na spędzanie wolnego czasu
• rzeczy, których należy unikać podczas pracy zdalnej

Jak przygotować się do pracy w trybie home office?

Największe obciążenie związane z pracą pojawi się w pierwszych tygodniach kwarantanny – firmy próbują w tym czasie dostosować się do całkowitej zmiany środowiska pracy, podejmują szybkie decyzje, a Ty musisz nauczyć się nie tylko nie myśleć o sytuacji za oknami swojego domu, ale także pracować produktywnie i dbać o siebie.

Ustal stały plan dnia

Stały harmonogram jest podstawą sukcesu. Pomoże Ci nie tylko płynnie przejść na pracę z domu, ale również zachować takie same przyzwyczajenia jak podczas pracy w biurze. Pamiętaj więc, aby:

• wstawać i rozpoczynać pracę o tej samej porze
• jeść obiad o tej samej porze
• a przede wszystkim kończyć pracę o tej samej porze

Jedyną rzeczą, którą większość osób będzie musiała zmienić, jest sposób przygotowywania jedzenia i napojów. Przerwy na kawę i herbatę prawdopodobnie trochę się wydłużą, a obiady trzeba będzie przygotowywać samodzielnie i z wyprzedzeniem, chyba że masz w domu kogoś, kto się tym zajmie, lub korzystasz z dostawy jedzenia. U nas sprawdziło się gotowanie wieczorami podczas oglądania ciekawych filmów lub słuchania podcastów.

Przygotuj w domu miejsce do pracy

Wyznacz w mieszkaniu jedno lub dwa miejsca, w których będziesz przebywać podczas pracy. Pierwsze z nich powinno zastępować biuro lub przestrzeń typu open space. Najlepiej, aby znajdowały się w nim:

• biurko – najlepiej z większym blatem i o wysokości około 75 cm
• krzesło – najlepiej biurowe, ale może sprawdzić się również kuchenne
• komputer lub laptop
• monitor
• przybory do pisania oraz papier na notatki
• wszystkie pozostałe przedmioty, z których zwykle korzystasz w pracy

Nasza propozycja: jeśli masz taką możliwość, wyposaż biurko w głośniki, przynajmniej jedną lampę oraz podłącz do najbliższego gniazdka rozgałęźnik lub przedłużacz. Przyda się on do zasilania nie tylko komputera i monitora, ale również ładowarki do telefonu, lampy oraz głośników.

Jeśli korzystasz z laptopa, możesz przygotować również dodatkowe miejsce do odpoczynku lub prowadzenia rozmów konferencyjnych, których z pewnością będzie sporo. Może nim być na przykład wygodny fotel w salonie.

Sprzęt do pracy zdalnej

Czy wiesz, że monitor zewnętrzny może zwiększyć produktywność o 20–30%? To znacząca różnica, a większość osób jest już przyzwyczajona do korzystania z monitora w biurze. W Your Next IT możesz wybierać spośród różnych rozmiarów i klas jakości, a ceny monitorów zaczynają się już od 29 EUR. O zaletach korzystania z monitora zewnętrznego możesz przeczytać w osobnym artykule.

Kolejną opłacalną inwestycją może być stacja dokująca, która zwiększa liczbę dostępnych portów, znacznie ułatwia podłączanie laptopa do zasilania po przenoszeniu go po mieszkaniu lub domu oraz poprawia nachylenie klawiatury laptopa.

Narzędzia do komunikacji ze współpracownikami

Pracownicy wielu firm nadal najczęściej komunikują się osobiście, telefonicznie lub za pomocą poczty elektronicznej. Firmy te powinny jak najszybciej wdrożyć wewnętrzne narzędzie do komunikacji za pomocą wiadomości błyskawicznych. Do najczęściej używanych rozwiązań na Słowacji i w Czechach należą:

• Slack
• Microsoft Teams

Narzędzia do zarządzania projektami oraz przydzielania i monitorowania zadań

Jeśli nie korzystasz jeszcze z podobnego narzędzia, teraz jest na to odpowiedni moment. Podczas pracy z domu pojawi się wiele zadań, które trzeba będzie zapisywać na papierze lub w systemie internetowym. Druga możliwość jest zdecydowanie praktyczniejsza, szczególnie jeśli nad niektórymi zadaniami pracujesz wspólnie z innymi osobami. Korzystając wyłącznie z firmowego czatu, można bardzo szybko zgubić się w ogromnej liczbie wiadomości. Polecamy przynajmniej jedno z poniższych narzędzi:

• Trello
• Asana
• Teamwork

Narzędzia do monitorowania czasu

Jeśli zależy Ci na maksymalnej produktywności lub musisz monitorować czas poświęcony na poszczególne zadania, zdecydowanie rozważ korzystanie z narzędzia do rejestrowania czasu pracy nad poszczególnymi projektami lub dla konkretnych klientów. Zdecydowanie polecamy Toggl – tym razem bez alternatywy :) Jego podstawowa i całkowicie wystarczająca wersja jest bezpłatna.

Narzędzia do wideokonferencji

Podczas pracy zdalnej osobiste spotkania trzeba zastąpić rozmowami grupowymi – najlepiej z możliwością korzystania z obrazu. Polecamy następujące rozwiązania:

• Google Hangouts
• Zoom Meeting
• Skype

Dodatkowe praktyczne porady dotyczące pracy z domu

Jeśli masz już odpowiedni sprzęt i oprogramowanie, warto przypomnieć sobie kilka porad, które pomogą jak najlepiej wykorzystać pracę zdalną z myślą o rozwoju kariery:

• staraj się przypominać o sobie firmie lub przełożonemu – odpowiadaj na wspólnym czacie, dodawaj reakcje i zadawaj istotne pytania; im więcej osób zauważy Twoją aktywność, tym lepiej zostaniesz zapamiętany po zakończeniu kryzysu, a także w jego trakcie; może Ci to znacząco pomóc podczas przyszłych negocjacji dotyczących wynagrodzenia lub stanowiska
• staraj się wspierać swojego przełożonego oraz wykazuj inicjatywę i zainteresowanie
• komunikuj się jasno i w uporządkowany sposób – unikaj błędów gramatycznych oraz nieczytelnych i chaotycznych wiadomości, aby nie utrudniać współpracownikom komunikacji

Jak poradzić sobie z pracą zdalną i izolacją społeczną oraz nie zwariować?

Człowiek jest istotą społeczną. Chociaż podczas pracy zalecamy zachowanie dystansu od rodziny, partnera lub współlokatorów, większość osób z pewnością doceni ich towarzystwo podczas odpoczynku lub w weekend.

Wzmacniaj relacje rodzinne

Obecna sytuacja daje wyjątkową możliwość zacieśnienia kontaktów z rodziną i przyjaciółmi, nawet jeśli nie możecie przebywać razem. Okazując zainteresowanie ich sytuacją i sprawdzając, czy czegoś nie potrzebują, możesz budować w rodzinie poczucie wspólnoty, które rzadko spotyka się w dzisiejszym zabieganym świecie.

Odezwij się również do znajomych, z którymi rzadko utrzymujesz kontakt

Z biegiem czasu niektóre przyjaźnie zanikają i jest to zupełnie normalne. Może jednak warto napisać do kilku dawnych znajomych i zapytać, jak sobie radzą? Nigdy nie wiadomo, czego ciekawego możesz się dowiedzieć i jak może Ci to pomóc w przyszłości.

Zapytaj starsze osoby w swoim otoczeniu, czy potrzebują pomocy przy zakupach

Wolontariat jest obecnie bardzo potrzebny, a seniorzy jako grupa szczególnie narażona potrzebują naszej pomocy. Możesz na przykład wydrukować ulotkę z numerem telefonu i zawiesić ją w windzie wraz z informacją, że chętnie pomożesz w zakupach. Być może ktoś będzie Ci bardzo wdzięczny, a Ty zyskasz dodatkowy powód, aby po pracy lub w weekend wyjść na chwilę na świeże powietrze.

Wzmacniaj odporność i ćwicz

Długotrwałe przebywanie w zamkniętej przestrzeni i brak ruchu mogą z czasem osłabić odporność. Dlaczego na przykład nie zamówić wyciskarki i nie wypróbować soków z różnych owoców? Możesz również rozpoczynać każdy dzień od krótkiej rozgrzewki, wykorzystując na przykład system taśm do ćwiczeń, który można łatwo przymocować do drzwi.

Zajmij się rzeczami, na które nigdy nie masz czasu

Wiele rzeczy nieustannie odkładamy, ponieważ brakuje nam na nie czasu, mimo że są ważne. Kiedy ostatnio wykonałeś kopię zapasową danych na dysku zewnętrznym, przeczytałeś jedną z wielu pobranych książek elektronicznych, dokręciłeś chwiejący się stół albo posprzątałeś szafę i wyrzuciłeś z niej niepotrzebne rzeczy? Teraz jest na to wszystko odpowiedni moment :)

Czego nie należy robić podczas pracy zdalnej?

Największą zaletą pracy z domu jest swoboda. Jak to jednak zwykle bywa, nadmiar wszystkiego może zaszkodzić, a w tym przypadku szczególnie. Człowiek z natury lubi wygodę i jeśli sytuacja, własna motywacja lub współpracownicy nie będą wywierać odpowiedniej presji, produktywność może pozostać na przeciętnym poziomie. W obecnej sytuacji nie pomagają jej również określone czynności, takie jak wielokrotne sprawdzanie w ciągu dnia statystyk zakażeń, gotowanie czy rozmowy telefoniczne z rodziną. Trzeba narzucić sobie dyscyplinę i wykonywać te czynności dopiero po pracy lub podczas przerwy obiadowej.

Zdecydowanie unikaj następujących czynności:

• śledzenia wiadomości – nawet jeśli są włączone tylko w tle
• prywatnych rozmów telefonicznych z rodziną i znajomymi w dowolnym momencie dnia pracy
• prywatnych komunikatorów internetowych – podczas pracy wyłącz powiadomienia, połóż telefon ekranem do dołu i wycisz go
• rozmów z rodziną, partnerem lub współlokatorami podczas pracy – jeśli możesz, zamknij się w swoim miejscu pracy
• panikowania tylko dlatego, że na ulicy usłyszysz syrenę
• zapraszania do siebie znajomych – najlepiej również po pracy
• picia alkoholu podczas pracy
• wszystkiego, co może niepotrzebnie Cię rozpraszać

Jeśli zastosujesz się przynajmniej do połowy tych porad, gwarantujemy, że większość pracy uda Ci się wykonać na czas i w dłuższej perspektywie wyeliminujesz kolejne potencjalne źródło stresu.

Podsumowanie

Przetrwanie długiego okresu pracy zdalnej w dobrym stanie psychicznym i późniejszy powrót do życia poza domem jest nie tylko dużym wyzwaniem, ale również okazją do poznania siebie z innej perspektywy. Życzymy Ci, aby udało się bezpiecznie przejść przez obecną sytuację i maksymalnie wykorzystać możliwości, które ze sobą niesie.